Jak wysłać maila

2011-09-05

Jak często do tego dochodzi? Zaczynasz dzień z listą priorytetów, które chcesz zrealizować, ale gdy kończysz pracę, udaje ci się osiągnąć tylko jedno: odpowiedziałeś na większość odebranych e maili.

Wówczas gratulujesz sobie w myślach, choć dokuczliwy głos z tyłu głowy mówi, że tak naprawdę niewiele zrobiłeś. Pamiętaj: e mail nie musi i nie powinien zajmować większości twojego czasu. Przedstawiamy kilka porad, dzięki którym uda ci się przekształcić e maila w narzędzie do pracy, a nie jej najważniejszy element.

Jak napisać e mail
 

1. Pisz mniej wiadomości. Kiedy wysyłasz e maile do ludzi zbyt wiele razy dziennie, będą oni poświęcać coraz mniej uwagi twoim wiadomościom. Idealnie by było, gdyby twoje maile były oczekiwanymi listami. Przypomnij sobie, jak będąc dzieckiem czekałeś czasem na listy i parę razy na dzień sprawdzałeś skrzynkę pocztową.

2. Nie proś, aby być ciągle "w pętli". Powinieneś mieć zaufanie do pracowników, aby wykonywali swoją pracę bez stałego nadzoru z twojej strony. Jeżeli uważasz, że nie będą realizować swoich celów, ponieważ nie będzie twojego nazwiska w DW w każdej wiadomości, zmień zespół współpracowników.


jak wysłać maila


3. Nie odpowiadaj na każdą wiadomość od razu. Zamiast odpowiedzieć na każdy e mail, gdy ten tylko pojawi się w skrzynce odbiorczej, włącz pocztę dwa -trzy razy dziennie. Kiedy nie koncentrujesz się akurat na ważnych zadaniach, odpisz na kilkanaście e maili za jednym zamachem.

4. Bądź zrozumiały. Jeżeli opiszesz coś w sposób niezrozumiały lub niepełny, rozpoczniesz łańcuszek 20 wiadomości w celu wyjaśnienia, o co ci chodziło. W wypadku gdy dojdzie do takiej sytuacji, złap za telefon lub porozmawiaj osobiście z danym pracownikiem, zamiast tracić czas na wysyłanie niezliczonej ilości e maili.

5. Pisz poprawnie. Stosuj poprawność gramatyczną, ponieważ twoje e maile będą wówczas nie tylko wyglądać bardziej profesjonalnie. Obecnie wiadomości są często przesyłane dalej do innych osób i nigdy nie wiesz, do kogo może trafić twój list pod koniec dnia. Nie chcesz czuć się potem jak idiota, jeśli będziesz pisał e maile tak, jak nastolatki wysyłają wiadomości tekstowe telefonem.


jak napisać e-mail


6. Pamiętaj: e mail nie jest twoją pracą. Podobnie jak spotkania i połączenia konferencyjne, e mail jest narzędziem do pracy. Jeśli większość czasu spędzasz na pisaniu i odbieraniu e maili, prawdopodobnie niewiele osiągniesz. Skup się na rezultatach i realizacji celów, nie zaś na skrzynce odbiorczej.

Wysyłanie e-maili nie może być najważniejszą częścią twojego dnia pracy. Nie daj się rozproszyć - nie otwieraj co 2 minuty skrzynki i nie bierz się wyłącznie za proste zadania, które wiesz, że możesz wykonać z łatwością i następnie mieć poczucie spełnienia. Myślisz wtedy "ale jestem dobry", a potem masz wrażenie, że musisz spędzać nadgodziny.

Poprawiaj swoją wydajność - stwórz odpowiednią listę z zadaniami i wykonuj je. Pocztę sprawdzaj np. co 3 godziny.

Oceń newsa: 00

Komentarze czytelników

Aktualności według kategorii