5 rzeczy, których nie powinieneś robić

2011-02-08

Kilku młodych menedżerów z serwisu Lifehack.org opublikowało ciekawy materiał. Piszą w nim, czego nie powinniśmy robić w pracy - chodzi o złe zwyczaje, które negatywnie wpływają na naszą efektywność.

Oto rzeczy, których nie powinieneś robić:

1. Próba robienia wszystkiego


Nie wszystkie zadania są takie same. Każde z nich ma swoje znaczenie i wagę. Serwis radzi, aby trzymać się zasady 80/20, czyli zasady włoskiego socjologa i ekonomisty Vilfredo Pareto. Zasada ta opisuje wiele zjawisk, w których 20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów.

Lifehack doradza, że 20% zadań na liście rzeczy do zrobienia zapewnia 80% wartości (pracy wykonanej). Warto więc usunąć sporą ilość zadań o małej wartości, które nie są ważne. Kiedy skrócisz liczbę zadań do minimum, będziesz mógł się skupić na tych 20% o wysokiej wartości. Pracuj nad faktycznie ważnymi, niezbędnymi rzeczami, nie trać czasu na coś, co ma niską wartość i niewiele zmieni.

2. Odpowiadanie na wszystkie e-maile


Zauważ, że nie dostajesz odpowiedzi na wszystkie maile, które wysyłasz. Twoje wysiłki związane ze starannym pisaniem i formatowaniem nigdzie cię nie zaprowadzą - zobaczysz tylko, że pod koniec dnia skrzynka z wiadomościami wysłanymi nabierze sporych rozmiarów.

Zacznij odpowiadać selektywnie tylko na e-maile z wyższym priorytetem (nie mamy tutaj na myśli tych z czerwonym wykrzyknikiem - chodzi po prostu o maile ważne dla ciebie). Szybko zobaczysz, że świat nie zatrzyma się dlatego, że nie odpisałeś na kilka mało ważnych wiadomości. Zyskasz za to dodatkowy czas, który będziesz mógł przeznaczyć na co zechcesz.

I jeszcze jedna dodatkowa rada: jeśli odpisanie na jakiś ważny e-mail zajmie ci mniej niż 2 minuty, zrób to natychmiast gdy tylko go zobaczysz. Jest to zgodne z systemem Getting Things Done Davida Allena.

3. Przekonanie, że wszystkim należy zajmować się natychmiast


Poza listą rzeczy do zrobienia, prowadź też listę ze sprawami oczekującymi. Umieszczaj tam informacje o rzeczach i zadaniach, którymi nie musisz zająć się w najbliższych godzinach i dniach. Dlaczego warto prowadzić listę z rzeczami, których nie masz zrobić od razu lub w ciągu najbliższych godzin? To proste - zadania te nie będą zalegać ci w głowie i nie będziesz musiał o nich pamiętać. Dzięki temu więcej uwagi skupisz na aktualnych rzeczach.

Pamiętaj tylko, aby nie zapomnieć o cotygodniowym przeglądzie listy spraw oczekujących. 

4. Próba doprowadzenia wszystkiego do perfekcji już za pierwszym razem


Co ciekawe, bycie perfekcjonistą sprawia w praktyce, że wiele rzeczy odwlekamy. Zabrałeś się za projekt, który jest ukończony w 95%, ale uznałeś, że nie wdrożysz go dopóki nie osiągniesz 100% i nie wprowadzisz jeszcze "kilku drobnych poprawek"? Cóż, po wprowadzeniu tych poprawek znajdziesz kolejne, i kolejne.

Ponadto osoby, które współpracują z tobą przy projekcie szybko zaczną o tobie myśleć jak o dziwaku, któremu w podstronie internetowej przeszkadza to, że jakiś drobny element ma 3, a nie 2 piksele, albo że czcionka jest szara zamiast szarej o nieco jaśniejszym odcieniu. W dodatku osoby te w międzyczasie otrzymają kolejne zadania i zlecenia, aż w końcu zaczną cię traktować jako mniej ważnego klienta lub współpracownika.

A zatem, jak powinieneś pracować? Zaleca się stosowanie trzech kroków. Pierwszym jest zarys ogólny, w którym ustalasz wszystko co najważniejsze i tworzysz treść. Drugi polega na wprowadzaniu najważniejszych poprawek, trzeci zaś niweluje jeszcze drobne szczegóły. Po tych krokach nie ma już odwrotu, nie ma już kroku czwartego, który także dotyczy poprawek. Pomyśl o tym tak: mam pozwolenie na popełnienie paru błędów, które będę mógł poprawić w przyszłości. To dużo lepsze wyjście niż próba doprowadzenia wszystkiego do perfekcji już za pierwszym razem.

5. Przekonanie, że przerwy nie są potrzebne


Nie jesteś zmęczony, albo nie masz czasu na przerwy? Od wielu pracowników słyszeliśmy już tradycyjne powiedzenie "mam tyle pracy, że nawet nie mam czasu na pójście do WC".

Zdaj sobie sprawę, że ludzie to nie roboty. Maszyny mogą pracować bez przerwy przez długi czas, natomiast my potrzebujemy odpoczynku i swoistego "naładowania baterii". I nie chodzi tylko o sen. W codziennej pracy rób krótkie przerwy - powiedzmy 5 lub 10 minut - co 90 minut pracy. Dzięki temu zauważysz, że łatwiej możesz się na czymś skupić.

Przerwy najlepiej odbywać na świeżym powietrzu.
 

Oceń newsa: 02

Komentarze czytelników

sl@mmer 2011-04-19, 13:04

Przydatne wskazowki, gratki

mm251 2012-02-14, 12:55

Ciekawe :)

Aktualności według kategorii